Obrigatoriedade de comunicação eletrónica do inventário à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) até 31 de Janeiro de 2015

O Orçamento de Estado para 2015 foi publicado em Diário da República através da Lei n.º 82-B/2014, prevendo uma alteração ao Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de Agosto que torna obrigatória a comunicação eletrónica de inventários (stocks) à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), através de um ficheiro informático até ao dia 31 de Janeiro do ano seguinte ao da atividade.

Esta obrigatoriedade surge, no seguimento das comunicações eletrónicas dos elementos das faturas e dos documentos de transporte, como mais uma arma no combate à fraude e à evasão fiscal.

Para fazer face a este novo requisito legal, desenvolvemos em conjunto com os nossos parceiros mecanismos e funcionalidades integradas nas várias aplicações. Em alternativa, dispomos de ferramentas e soluções que agilizam o registo e comunicação do inventário independentemente do sistema de faturação utilizado.



Questões frequentes:

  • Quem está obrigado a comunicar os inventários?
    Esta nova obrigatoriedade aplica-se às empresas e pessoas singulares, que tenham sede ou estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal, que disponham de contabilidade organizada e que estejam obrigadas à elaboração de inventários.

  • Existem exceções à obrigatoriedade de comunicação eletrónica do inventário?
    Sim, ficam dispensados desta obrigação os sujeitos passivos cujo volume de negócios do exercício anterior ao da referida comunicação não exceda € 100.000,00.

  • O meu negócio baseia-se na prestação de serviços, terei que me preocupar com inventários?
    Se os serviços prestados são acompanhados do fornecimento ou consumo de materiais e equipamentos, pode ser obrigado a reportar as respetivas quantidades em stock. Esta obrigação depende da natureza e valor dos materiais utilizados.

  • Qual é o prazo para fazer a comunicação eletrónica dos inventários?
    A comunicação à AT deverá ser efetuada até 31 de Janeiro do ano seguinte. Assim, as pessoas singulares ou coletivas abrangidas por esta obrigação devem comunicar a sua situação final de inventário de 2014 até 31 de Janeiro de 2015. Relativamente às pessoas que adotem um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deve ser efetuado até ao final do primeiro mês seguinte ao termo desse período.

  • Que informação terá que ser comunicada?
    Deverá ser comunicado o inventário de existências respeitante ao último dia do exercício/período anterior, nomeadamente: mercadorias; matérias-primas, subsidiárias e de consumo; produtos acabados e intermédios; subprodutos, desperdícios e refugos; e produtos e trabalhos em curso.
    Para além do tipo de produto, para cada item deverá ser registado o código único do produto que deverá corresponder ao mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação, a descrição do produto, o código EAN (código de barras) quando este existir, a quantidade disponível em stock e respetiva unidade de medida usada.

  • Terá que ser comunicado o valor (preço de custo) dos bens em stock?
    Não, neste âmbito é preciso apenas uma enumeração e contagem de existências sem necessidade de discriminar o valor monetário dos produtos em stock.

  • Terão que ser comunicados os artigos fora de stock?
    Não, os artigos que na data do inventário não existem em stock (estão esgotados, por ex.) não devem constar dos ficheiros que são comunicados à AT.

  • E se não houverem existências a comunicar?
    As empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário, declararão no portal e-fatura que não têm existências. Não precisam, portanto, de construir ficheiro vazio.

  • Como deve ser efetuada a comunicação?
    Por transmissão eletrónica de dados no portal da AT, nomeadamente através da submissão de um ficheiro XML cuja estrutura foi definida pela AT ou, em alternativa, através de um ficheiro CSV.

  • Havendo vários armazéns, será possível preparar um ficheiro independente para cada armazém e, no final, enviar os vários ficheiros à AT?
    Sim, desde que os diversos ficheiros sejam enviados em simultâneo à AT. Mas atenção, não são permitidas comunicações parcelares de inventário, pelo que deve ter o cuidado de selecionar, de uma só vez, todos os ficheiros a comunicar no momento do envio. Caso uma entidade comunique novamente o seu inventário à AT, esta considera qualquer comunicação anterior como tendo sido substituída.

  • Será possível preparar uma parte do inventário numa folha de cálculo (ficheiro CSV) e exportar o restante em formato XML a partir do software de gestão?
    Sim, uma vez que a AT admite a comunicação simultânea de vários ficheiros, mesmo que alguns estejam em formato CSV e outros em XML. No processo de envio, será a própria aplicação da AT a agrupar e guardar a informação dos vários ficheiros num só.

  • Qual a consequência do incumprimento?
    O não cumprimento da obrigação anual de comunicação eletrónica de inventário constitui uma contra ordenação grave, punível com coima entre 200 e 10.000 euros.

  • Onde posso consultar esta informação?
    As alterações legislativas podem ser consultadas na Proposta de Lei n.º 254/XII artigo 217.º e artigo 218.º. Os formatos e procedimentos para comunicação dos inventários foram definidos através da Portaria n.º2/2015, estando disponíveis no portal da AT.

  • Esta opção já está disponível nas soluções comercializadas pela Protame?
    Sim, incorporamos na maioria das nossas soluções as ferramentas necessárias para este fim. Para todos os outros casos desenvolvemos uma solução autónoma que permite a qualquer empresa cumprir com rapidez e transparência esta nova obrigação declarativa.

  • Terei que trocar de software para poder cumprir com a nova obrigação?
    Não necessariamente, a comunicação do ficheiro de Inventário de Existências foi desenhada de modo a permitir às empresas com sistemas informáticos limitados cumprir esta obrigação no limite utilizando apenas um ficheiro de texto. Uma vez construído de forma assistida ou manualmente esse ficheiro, bastará submetê-lo no portal e-fatura (upload).

 

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A leitura deste artigo não dispensa a consulta da legislação fiscal em vigor e/ou aconselhamento profissional.